EL INFORME ORAL

• CONCEPTO Y OBJETIVOS

El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles partiendo de datos ya comprobados.

   Aunque el objetivo principal de un informe es el de asegurar un mejor conocimiento en torno de determinado problema, no debe constituir una oportunidad para que el emisor haga una exhibición de su saber, es decir, que en lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudar a los oyentes a comprender y recordar los hechos e ideas que les presente.

   Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la información cuando ésta tiene un interés para ellos. De ahí que el propósito secundario de un informe debe ser el de presentar la información de modo que resulte interesante para el auditorio. De todos modos debe tratarse principalmente de que las conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, de que se puedan entender las instrucciones impartidas a través de la comunicación si ese fuere el caso, o de que se logre asimilar el contenido de la exposición.

   Un informe cumple su cometido cuando gracias a él sus destinatarios se ven enriquecidos con una noticia o una verdad que antes del informe no conocían. No hay información, en rigor, más que cuando se produce, en mayor o menor medida, este tipo de enriquecimiento, o sea, un aumento positivo de saber, conseguido precisamente gracias a la información recibida.

• REQUISITOS DEL INFORME ORAL

 

Un informe oral para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes:

1. Claridad. Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado de una organización eficaz, se logra mediante la observación de las siguientes reglas:

a) Limitar la información a cuatro o   cinco ideas esenciales.

b) Establecer la relación existente entre los diversos puntos presentados, mediante una adecuada coordinación de los mismos.

c) Desarrollar la charla siguiendo un esquema elaborado previamente con el mayor cuidado.

d) Hacer una adecuada selección y empleo de los materiales de apoyo.

2. Concreción. Los hechos deben contener nombres, referencias de lugares y experiencias que refuercen los hechos. En la presentación de los hechos ha de tenerse en cuenta:

a) No multiplicar los detalles y presentar estadísticas en números redondos, evitando las cantidades complicadas que puedan producir confusión. 

 b) Apoyar los hechos, siempre que sea posible, con gráficas, planos, mapas o cualquier otro tipo de ayuda visual.

3. Asociación de ideas. Para que los receptores asimilen mejor los hechos que se les presentan, debe establecerse una conexión entre lo nuevo que se plantea y lo ya conocido, es decir, lo que resulta familiar para los oyentes.

• CARACTERÍSTICAS BÁSICAS

 

Básicamente un informe oral debe reunir las características siguientes:

1. Objetividad. El emisor informante dice lo que sabe y lo que ha visto, pero no se pronuncia ni emite ningún juicio de valor, de modo que los receptores no saben cuál es la opinión que le merecen al que habla los hechos sobre los que informa. La exposición se hace más bien en tono aséptico, sin que haya por parte del informante ningún intento de definición personal.

Una información correcta será ciertamente aquella en la que el que la produce intenta situarse en un terreno neutral, limitándose a transmitir, sin calificar, los hechos de que tiene noticia, y dejando para el auditorio el trabajo de valorar cada uno según su perspectiva personal y su también personal jerarquía de valores.

2. Cuentan sólo los hechos y no las opiniones. A menos que el que informa distinga bien y explícitamente cuándo afirma y cuándo opina por su cuenta respecto de lo que afirma, en el informe cuentan sobre todo los hechos y no deben contar las opiniones. El informe presenta los hechos en toda su integridad, suministrando datos, pormenores y toda suerte de elementos que permitan al auditorio hacer la valoración que no corresponde al emisor.

3. Presentar, no convencer. El que informa —insistimos—-- no pretende influir mínimamente en el ánimo de los que le escuchan, sino simplemente hacerles llegar unos datos que él ha descubierto o recogido. Otra cosa es que esos datos tengan en si mismo una elocuencia y un significado que haga innecesaria toda ponderación y que por eso mismo produzcan un efecto, del sino que sea, en la voluntad de quienes ‘lo reciben, sin haber sido influenciados por el informante y sin que éste lo haya intentado en lo absoluto.

Lo que distingue claramente el informe del discurso de tesis, es que el que lo emite no tiene ánimo de convencer, sino estrictamente el de informar.

 ESQUEMA DEL INFORME

El esquema es como la guía del informe, que nos permite evitar repeticiones y confusiones en la exposición del tema y nos ayuda a expresarnos con nuestras propias palabras. Consta generalmente de tres

partes:

1. Introducción, que abarca el tema y comprende el fin de la discusión, sus- cita el interés y constituye la base necesaria para entrar en el examen analítico de los hechos.

2. Cuerpo de la discusión, que es la ordenada exposición de los hechos, apoyada en ejemplos seleccionados para ilustrar la información.

3. Conclusión, que es el breve resumen bien meditado y elaborado, mediante el cual se confirma el tema, se reúne y coordina el material presentado y se muestra que el objetivo ha sido, o puede ser alcanzado.

 FASES DEL INFORME

 

El informe para que sea eficaz, esto es, para que cumpla los objetivos que se persiguen, ha de pasar por diversas fases, como las de provocar la atención de los destinatarios o receptores, motivarlos, presentar el tema y lograr finalmente su comprensión y aceptación.

La atención de los oyentes debe provocarse a través de la introducción:

• Mediante una afirmación atrevida que cause impacto.
• Mediante una anécdota divertida o un ejemplo vivido.
• Mediante una pregunta ingeniosa o bien hecha.

  A continuación es necesario motivar a los oyentes, es decir, convencerlos de la necesidad de poseer esta información, lo que se logra:

• Resaltándoles la importancia del asunto o tema y señalándoles lo que para ellos representa en lo personal y en su desenvolvimiento futuro.
• Ilustrando esta importancia mediante datos y cifras de la más alta confiabilidad.
• Especificando la relación que existe entre el tema tratado y los intereses de los oyentes y destinatarios.

 Después ha de pasarse a la presentación, en la que ha de tenerse especial cuidado para que se logre de los oyentes:

• Comprensión, a través de una expresión sobria y clara que es esencial en estos casos.
• Aceptación, lo que implica que los oyentes crean en la validez de la información que se les ofrece y puedan servirse de ella.