LA CONFERENCIA

• CONCEPTO Y OBJETIVOS

La conferencia es un medio de expresión oral que se caracteriza por la unilateralidad de la comunicación, puesto que de una parte hay un sujeto que habla y de la otra varios sujetos que escuchan. En este caso el propósito que se persigue es siempre aumentar los conocimientos o la comprensión del auditorio hacia un área determinada del saber.

   La conferencia es un género que proporciona al orador la ocasión de ser brillante, de seducir, de cautivar al auditorio, sobre todo si el tema desarrollado no es árido. Es la oportunidad de advertir que la conferencia, por su calidad científica, artística, etc., es a veces leída, responsabilizándose el conferenciante por todo lo que dice. En este caso el conferenciante lee no por falta de confianza en sí mismo, y la prueba reside en que a veces, antes de comenzar la verdadera conferencia, el orador improvisa unas cuantas palabras para agradecer la presentación, saludar al auditorio, anticipar el tema de la conferencia, etc. Se lee porque la calidad del texto lo exige. Además, todo dependerá del modo de leerla, porque hay conferenciantes que aunque leen, lo hacen de tal modo, con tal modulación en las palabras y en las frases, que parece que están improvisando.

• DURACIÓN

 

La conferencia no debe exceder de una hora de duración, a menos que el conferenciante posea un talento excepcional y que el tema tenga además una relevancia singular.

   Cualquiera de nosotros puede recordar deliciosos conferenciantes de treinta minutos o tres cuartos de hora de duración, que nos han dejado con ganas de seguirlos escuchando. Y no olvidamos otras disertaciones interminables, en las que parece que el orador va a concluir cuando realiza una pausa y resulta que no es así, que continúa sin mirar el reloj, martirizando a los oyentes que no abandonan la sala por un sentido de consideración humana o por un principio de elemental delicadeza.

   Una buena práctica será que el disertante coloque sobre la mesa su reloj para controlar la duración de la conferencia, teniendo cuidado de consultarlo continuamente con toda discreción, calculando terminar la exposición en el tiempo previsto. Es una pésima costumbre prolongar el tiempo, reteniendo al público más allá de la hora prefijada. Si hemos prometido o se nos ha permitido hablar durante 30 minutos, debemos entender que el público ha calculado que su atención debe emplearse sólo durante 30 minutos.

• CONTROLES PREVIOS

 

El conferenciante, antes de iniciar su disertación, deberá controlar puntos de gran importancia, para el éxito de la comunicación, como los siguientes:

• Condiciones físicas del local.
• Disposición del auditorio.
• Atuendo.

Condiciones físicas del local

Quienes tengan la responsabilidad de organizar una conferencia deben preocuparse —y el orador cerciorarse por sí mismo— de que:

1. La sala de conferencias sea amplia y capaz de contener más personas que el número previsto de participantes y oyentes.
2. Si a la conferencia han sido invitados periodistas, se prepare una mesa para ellos con los asientos correspondientes y la indicación de que la mesa es para la” prensa”.
3. La aireación y la luz sean suficientes.
4. Haya asientos en cantidad suficiente.
5. Haya un micrófono, si las condiciones acústicas del local lo requieren, y un técnico en sonido durante toda la duración de la conferencia.
6. La sala no tenga teléfono y esté aislada de rumores externos.
7. Haya jarra de agua y vasos a disposición del conferenciante y de los miembros de la presidencia.

Disposición del auditorio

Es la ocasión de señalar que el buen conferenciante debe hablar de pie y no sentado. No se trata solamente de la deferencia hacia el público, sino que esto representa una verdadera ventaja para disponer de más libertad de movimiento.

Los oyentes deben estar situados en posición tal que puedan ver y oír con claridad al conferenciante. Su colocación en la sala debe estar dispuesta en forma que no obligue al emisor a hacer esfuerzos vocales extraordinarios, para ser oído por todos.

Las figuras que se insertan ilustran sobre las mejores formas de disposición de los oyentes y del conferenciante, a los efectos de lograr una comunicación más eficaz.

Atuendo

Aunque el conferenciante no expresa su personalidad con la corbata que usa sino con su palabra, como ha dicho alguien, su atuendo es de todos modos importante y debe estar siempre normado por la discreción.

Para enfrentarse con el público hay que dar ejemplo de orden y de organización. 
La ropa que debe usar dependerá de si la conferencia se pronuncia en un en un local abierto o en un espacio cerrado. La puntualidad en el conferenciante es también parte esencial de la expresión de su personalidad.

• PRESENTACIÓN DEL CONFERENCISTA

Quien actúe como presidente de la conferencia, deberá comenzarla a la hora indicada, agradeciendo brevemente al auditorio su asistencia, para proceder seguidamente a la presentación del conferenciante.

   Cuando se presenta al orador debe contribuirse a que éste sea aceptado por el público. Ha de facilitarse por tanto al conferenciante la tarea de captar la atención del auditorio estableciendo una relación amistosa entre ellos. Aunque debe ser breve, la presentación es importante y no debe descuidarse. A continuación señalamos algunas pautas y guías que conducen al éxito de una presentación.

Cómo despertar interés en el auditorio

El interés del auditorio sobre el conferenciante y el tema se logra contestando a preguntas que len los mismos oyentes:

• ¿Quién es él? Si el orador no es conocido debe darse su nombre, pronunciando correctamente, al inicio de la presentación y al finalizarla.
• ¿De dónde viene? Teniendo en cuenta que los auditorios son generalmente curiosos, ha de señalarse la procedencia del orador y su residencia habitual, si no es conocido.
• ¿Qué títulos posee para hablar sobre el asunto? Conviene destacar las calificaciones del conferenciante, sus antecedentes académicos, experiencias y obras, así como cualquier circunstancia interesante de su vida.
• ¿Por qué debemos escucharle? Debe subrayarse la importancia del tema, vinculándolo a los intereses del auditorio.

Lo que el presentante debe hacer

Se han señalado las siguientes reglas:

Ser breve. El público acude a la conferencia para oír al orador, no al presentante.
Emplear el humor sólo si conviene a la ocasión, si es de buen gusto y tiende a crear una atmósfera amable.
Adaptar la índole de la introducción al tono de la conferencia.
Ser sinceramente entusiasta, pero sin exagerar la nota.
Exponer el tema a desarrollar de forma correcta.
Verificar con el orador de la presentación que piensa hacerle.

Lo que el presentante no debe hacer

Las normas que se exponen ayudarán a que el presentante no incurra en errores, que pueden frustrar incluso los propósitos de la conferencia:

1. Hablar de sí mismo.

2. Insistir en lo excelente que es el orador. Es éste quien tendrá que demostrarlo con su actuación.

3. Exponer sus propios puntos de vista sobre el tema a desarrollar.

4. Referir anécdotas embarazosas sobre el conferenciante o hacer humor a expensas del mismo.

5. Poner al orador en situación incómoda con un elaborado y exagerado encumbramiento.

• FASES DE LA CONFERENCIA

 

En el desarrollo de una conferencia, cualquiera que sea el tema tratado, pueden advertirse fases que resumimos del siguiente modo:

1. Es preciso suscitar el interés del auditorio desde que se formule la primera proposición. Alguien ha sugerido con muy buen juicio que el oyente está casi siempre como a disgusto en la espera del conferenciante. De ahí que sea tan importante cambiar esa actitud del receptor desde el primer instante, con alguna frase ingeniosa que excite su atención y despierte su interés.

2. Pasada la primera impresión y aun cuando a través del exordio se logre despertar curiosidad en el auditorio, será necesario tender un puente entre éste y el conferenciante. Esto se logra diciendo algo que corresponda a los intereses de los oyentes, que los afecte, que les importe de manera vital.

3. Después que se logre excitar la atención del auditorio y satisfacer determinadas exigencias de sus intereses específicos, debe pasarse a la exposición de numerosos y atinentes ejemplos, porque los oyentes están ansiosos de oír los mismos conceptos siempre que estén vestidos con otras palabras. Ha de tenerse muy en cuenta, sin embargo, que los ejemplos deben ser corrientes, verosímiles, nunca forzados, tratando de que correspondan con la mayor exactitud a los conceptos generales que se hayan expuesto.

4. La última parte de la conferencia no debe ceñirse a unas corteses palabras de despedida, sino que en esta fase final deben sentarse las conclusiones de cuanto se ha expuesto, a través de un desarrollo preciso, concluyendo con una exhortación al auditorio para que lleve a cabo alguna acción específica, que será como invitarlo a que haga el mejor uso de lo que se le ha transmitido.

• LA EXPRESIÓN DEL CONFERENCISTA

Una conferencia para que llene cumplidamente sus propósitos y se traduzca en una eficaz comunicación debe cumplir algunos requisitos en su expresión oral, de los que señalamos como principales los siguientes:

1. Claridad, que en realidad no es un medio de expresión, sino un fin que ha de perseguirse siempre.

Habrá claridad cuando al lenguaje que se emplee pueda atribuírsele un significado fácilmente comprensible.
Huir de los términos equívocos y ambiguos es esencial para que el lenguaje llegue adecuadamente a los receptores. La claridad ha de referirse, obviamente, tanto al lenguaje empleado como a los conceptos emitidos.

2.    Lenguaje apropiado, que ha de ser necesariamente sincero y sencillo. Una expresión es correcta cuando su forma está aprobada por la gramática pero en el caso de una conferencia se requiere algo más, esto es, que los vocablos empleados correspondan a las preferencias de los oyentes, ya que éstos por lo general gustan de los giros llenos de colorido y de las expresiones pintorescas.

3.   Ausencia de retórica inútil, porque todo lo que sean disquisiciones abstractas y uso de expresiones que no constituyan estrictamente partes integrantes de la forma, encubren el verdadero pensamiento y restan sinceridad al lenguaje hablado.

4.   Abandono de los superlativos, porque estos constituyen una hojarasca inútil, que va incluso en detrimento de la claridad. Para enfatizar una afirmación basta con usar argumentos sólidos y ejemplos apropiados.

5.    Eliminación de las expresiones convencionales y vagas, porque en el primer caso, el oyente, cuando percibe una frase de este tipo, experimenta la sensación de que el orador no tiene nada que decir y se está valiendo de un relleno; en el segundo caso, porque cuando no se encuentra la frase apropiada, en vez de usar una perífrasis, es preferible acudir a un ejemplo.

6.    Evitar repeticiones, porque éstas no agregan nada a la exposición y en cambio, le restan elegancia. Para enfatizar una idea o concepto pueden repetirse si pareciere oportuno, pero sin necesidad de que el conferenciante apele a la manida expresión de “como decíamos antes”,  que revela además un pésimo gusto.

7.   Huir del titubeo, que puede aparecer sobre todo en la conferencia improvisada. En este caso el conferenciante debe acudir a los períodos breves que le permitirán expresarse en forma gramaticalmente correcta.

8.    Emplear términos de uso común, sin que ello signifique en modo alguno que deba usarse un lenguaje vulgar y mediocre. Por el contrario, aunque la expresión sea corriente y al alcance por tanto de cada uno de los oyentes, deberá revestir la espontaneidad y gracia necesarias para mantener la atención de éstos y lograr su comprensión.

9.    Concretar los términos, en evitación de que estos puedan resultar vagos y abstractos, en perjuicio de la claridad y, por consiguiente, de una efectiva comunicación.